湖南女子学院仪器设备管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为加强我院仪器设备的管理，优化资源配置，提高其使用效益，根据教育部《高等学校仪器设备管理办法》（教高[2000]9号）、《高等学校设备器材损坏丢失赔偿处理办法》、《湖南省省级行政事业单位国有资产处置管理办法》（湘财资〔2017〕17号）及《湖南女子学院国有资产管理办法》(湘女院通字[2017]39号)等有关规定，结合我院实际，制定本办法。
第二条 本办法所称仪器设备是指单价在1000元（含）以上、使用期限在1年以上，使用过程中基本保持原有实物形态的仪器设备。其中，单价在10万元以下（不含）的为一般仪器设备；单价在10万元以上的为贵重仪器设备。
第三条 仪器设备管理的主要内容包括仪器设备的计划、论证、采购、验收、建账、使用、维护维修、调拨、报废等管理。
第四条 仪器设备管理坚持“统一领导、归口管理、部门负责、责任到人”的原则。
国有资产管理处是学院仪器设备管理的职能部门，对全院仪器设备进行统筹管理，包括计划、采购、验收、建账、调拨、处置等管理，另负责全院维修经费的预算和结算以及行政办公设备的维修管理。
教务处、科研处、后勤处、网络与信息化管理中心、体育教学部、保卫处等部门为仪器设备的归口管理部门，负责归口管理的仪器设备的论证或审核、使用安排和共享、维修管理等工作。分工如下:（1）教务处：归口管理全院所有实训室的仪器设备与体育馆除体育设备以外的其他设备。（2）科研处：归口管理全院科研仪器设备。（3）后勤处：归口管理食堂、教室与学生宿舍的仪器设备（教室的多媒体设备除外）以及空调、电梯、水电仪器设备等。（4）网络与信息化管理中心：归口管理教室多媒体设备、计算机房设备、校园网络设备等。（5）体育教学部：归口管理学院所有体育设备，包括全民健身设备。（6）保卫处：归口管理全院门禁设备、监控设备、安保设备和消防设备。前面未列举到的仪器设备直接归口使用部门管理。
各使用部门负责本部门仪器设备的具体管理工作，如仪器设备的论证、日常使用和维护（包括耗材补充）等。
第二章 购置、验收与建账
第五条 申请购置仪器设备，无论其经费来源（教学、科研或自筹经费等）必须有计划、有步骤地实施，并按照经费来源的不同渠道，分类分级申报审批。
第六条 国有资产管理处统筹学院仪器设备年度预算。各使用部门报送仪器设备购置计划前，需先对拟购置的仪器设备做广泛的调研和论证，其中教学科研类贵重仪器设备必须组织专家论证，出具论证报告，报归口管理部门审核和国有资产管理处审核或备案。严格实行仪器设备购置查重制度，使用部门现有同类设备使用率不达标的，不得购置新设备。未完成论证的贵重仪器设备，不得纳入购置计划。
第七条 仪器设备的采购，严格按照《湖南女子学院招标与采购工作实施办法》（湘女院通字〔2016〕77号）组织实施。
第八条 各部门新增的各类仪器设备（包括采购、自制、调入、捐赠等），先完成验收再使用。
第九条 仪器设备采取分类组织验收。（1）分散、简单和金额较少的（一般不超过10000元），由项目部门和国有资产管理处共同验收。（2）大型项目由项目部门初验收合格后，再由国有资产管理处组织，使用部门、归口管理部门、纪委监察处、审计处等部门参与，按照国家、省和学院相关规定验收。
第十条 大型项目验收按以下程序进行：（1）初步验收：供应商向使用部门和归口管理部门提出项目初步验收申请，填写《湖南女子学院资产验收申请表》（见附件1）。使用部门组织初步验收，提出整改要求，供应商按整改要求进行整改；供应商按整改要求整改到位后，需经使用部门和归口管理部门相关人员签字认可。（2）正式验收：使用部门和归口管理部门向国有资产管理处提出项目正式验收申请，国有资产管理处组织资产验收小组成员现场验收（如发现有问题，先要求整改。整改到位后再组织验收），验收合格后资产验收小组成员签字。（3）建账建卡：供应商持正规税务发票（附设备详单）、采购合同和验收表到国有资产管理处办理资产入账手续；国有资产管理处建账、建卡并打印资产领用单一式四份（财务处、国有资产管理处、使用部门、归口管理部门各一份）；使用部门按照国有资产管理处返回的设备验收单建账、粘贴资产标签。
大型项目验收流程详见附件2。
各部门的采购和验收资料应妥善保存，保存期限为从采购验收结束之日起至少保存15年。
第十一条 大型项目、技术复杂的项目以及单价10万元以上，批量500万元以上的仪器设备，应邀请国家认可的质量检测机构或相关专家参加验收工作。
第十二条 仪器设备验收的内容分为实物验收和技术验收。
（一）实物验收。
1．核对发货标志及数量是否与运货单一致，外包装是否完好，有破损的及时记录和拍照。
2．查对仪器设备的装箱单、产品合格证、说明书、操作手册、图纸、证明书等技术资料是否齐全，并一一登记；核对装箱单与采购合同是否一致。
3．对主机和附配件分类、逐件清点。仔细核对主机及零配件的名称、数量、型号、规格、编号等与装箱单是否一致，并做好记录。零配件不齐的，写明箱号、品名、型号、规格、编号、应到与实到和缺少的数量等信息。发现数量不符的，不得签收，要求供货商及时补足，同时报告国有资产管理处。
4．对于厂方负责安装的仪器设备，由各部门验收人员在到货后与厂方人员共同开箱验收，按上述实物验收的步骤做好验收和记录，任何单位或个人不得提前或自行开箱。
（二）技术验收。技术验收由各使用部门、归口管理部门负责。主要是对各项技术性能指标进行实测，核验是否达到规定的要求。具体步骤如下。
1．严格按照合同条款、仪器设备安装、使用说明书和操作手册的规定程序进行安装和调试。
2．对照仪器设备使用说明书，进行各种技术参数的测试，检查仪器设备的技术指标和性能是否符合要求；查验仪器设备配套的安全保护措施是否到位。
3．验收中，发现仪器设备出现质量问题或技术指标达不到要求的情况，由使用单位在3个工作日内与供应厂商进行交涉，办理退货、更换、理赔等手续。同时书面报告国有资产管理处。
第十三条 仪器设备验收合格、验收资料齐全的，由资产领用人、各部门资产管理员及时登录资产管理系统办理建账手续。国有资产管理处资产核算管理员审核并打印资产标签，资产标签交由资产领用人、各部门资产管理员粘贴。完成建账手续后按照学院财务报账要求报账、转账。
第三章 使用、维护与维修
第十四条 学院仪器设备的使用管理实行领用人和使用部门负责人负责制。领用人和使用部门负责人是仪器设备验收、管理和使用的直接责任人，必须是学院在职在岗正式职工。
第十五条 各部门按照国有资产管理要求，加强仪器设备的管理，建立相应的管理制度。其中贵重仪器设备由专人管理。由个人保管、使用的仪器设备须办理借用或领用手续并承担管理责任。各部门要特别加强对视听、摄影、计算机等设备的管理，对带离存放地点而造成丢失的，保管人要承担赔偿责任。
第十六条 各部门根据仪器设备的实际操作要求制定相应的操作规程，并严格遵守。使用贵重仪器设备，必须进行技术培训，经技术考核合格后方可上机操作。
第十七条 仪器设备使用后应及时做好登记，贵重仪器设备应建立技术档案，准确记录使用、借用、损坏及检查维修等情况。
第十八条 仪器设备原则上不得出租、出借和擅自拆改。确因教学、科研等工作需要出租、出借和拆改的，应办理审批手续。
第十九条 各使用部门及归口管理部门要加强仪器设备的维护保养，定期校验和检修，发生故障及时组织修复，并作好详细记录。
第二十条 合同质保期内的仪器设备维修，由使用部门联系供应厂商维修。质保期满且具有维修价值的仪器设备，经审批后组织维修。
第二十一条 维修按照“归口管理、定点维修”的原则。国有资产管理处负责全院仪器设备维修经费的预算和结算工作，各归口管理部门负责仪器设备的维修过程和维修质量管理（包括报修受理、技术鉴定、通知定点维修技术人员维修、估算维修费用、确定维修费用、收集反馈意见、建立维修档案等）。
第二十二条 仪器设备维修程序。（1）设备如在保修期外出现故障，由使用人员填写《湖南女子学院仪器设备维修报修单》（附件3）；（2）经使用部门负责人同意报修后由归口管理部门安排维修人员检测；（3）维修人员鉴定故障并估算维修经费；（4）归口管理部门负责人审核；（5）资产管理处审批维修费用（按学校财务报账要求，若维修费用超过一定额度，还需经分管院领导审定）；（6）通知学院的维修定点单位进行修理（需带出院外修理的仪器设备，须在仪器设备归口管理部门办理有关手续）；（7）仪器设备维修完毕，使用人员须在《湖南女子学院仪器设备维修报修单》相应栏目中填写维修验收结果，作为仪器设备维修经费开支报账审核的依据。
第四章 调剂、报废与处置
第二十三条 各部门有积压或者多余的仪器设备，应及时造册上报，由国有资产管理处组织院内调剂，做到物尽其用。各单位之间经协商，需要调剂的仪器设备，经国有资产管理处备案审批，可及时办理调拨手续。
第二十四条 仪器设备因使用期满或者毁坏，无法继续正常使用的，经技术鉴定后可申请报损、报废和处置。
（一）仪器设备报废的条件。使用期已超过规定年限，且已不能达到应有的技术指标，无使用价值的仪器设备；或者损坏严重，无法修复的仪器设备；或者修理费用超过设备原值的50％，无修理价值的仪器设备。
（二）仪器设备报废的程序和审批权限按照《湖南省省级行政事业单位国有资产处置管理办法》（湘财资〔2017〕17号）和《湖南女子学院国有资产管理办法》（湘女院通字[2017]39号）办理。
（三）报废仪器设备的处理。报废的仪器设备，一律由国有资产管理处组织回收处理，任何人不得私自拆卸零部件。
第五章 损坏、丢失与赔偿
第二十五条 全院师生员工应自觉爱护仪器设备。各部门应加强对仪器设备的管理，切实、有效避免仪器设备的损坏、丢失，防止国有资产流失。
第二十六条 仪器设备发生损坏、丢失事故后，当事人应当立即报告，并填写《湖南女子学院仪器设备损坏、丢失事故报告单》（附件4）,由事发部门资产管理员协助部门负责人迅速查明情况和原因，分清责任，提出初步处理意见，报相关职能部门及时处理。
第二十七条 因下列原因造成仪器设备损坏或丢失的，应予赔偿。
（一）不遵守有关规定，违反操作规程，造成仪器设备损坏的；
（二）未经批准擅自动用、拆卸、检修或改装仪器设备致损的；
（三）对仪器设备的性能、操作技术、使用方法尚未掌握，轻率动用仪器设备致损的；
（四）工作失职、指导错误、纠正不及时或保管、使用不当造成损失的；
（五）擅自将仪器设备带出院外，或未经学院批准将仪器设备外借造成损坏或丢失的；
（六）损坏或丢失属个人领用、保管、使用的便携式仪器设备的。
第二十八条 因下列客观原因造成仪器设备损失，经过鉴定或有关负责人证实，可免于赔偿。
（一）因实验操作本身的特殊性，确属难以避免引起损坏的（如仪器设备的检修、试运行等）；
（二）因仪器设备本身的缺陷或使用年代久远，在正常使用时发生损坏和自然损耗的；
（三）经学院有关部门批准，试行新的实验操作或检验，采取预防措施后，未能避免损失的；
（四）自然灾害或其它客观原因（如：突然停电、停水、外接电源故障等）造成意外损失的；
（五）办公场所采取了必要的安全防范措施的情况下发生仪器设备被盗事件，已向学院保卫处或公安机关报案，并有公安机关出具的证明的。
第二十九条 因下列情况造成仪器设备损失的，在确定赔偿金额时，可按损失价值酌情减轻赔偿。
（一）严格遵守各项制度，爱护仪器设备，偶尔疏忽造成损失的；
（二）按照指导或操作规程进行操作，确因缺乏经验或技术上的不熟练造成损失的；
（三）发生事故后，当事人能积极设法挽救损失，且主动如实报告的。
第三十条 因下列情形造成仪器设备损坏、丢失的，除责令赔偿外，还应根据具体情节，给予行政处分或依法追究刑事责任。
（一）一贯不爱护仪器设备，严重不负责任，严重违反操作规程的；
（二）发生事故后隐瞒不报、推迟上报、推诿责任、态度恶劣的；
（三）损失重大、后果严重的。
第三十一条 发生贵重仪器设备损坏、丢失等重大事故，当事人应先保护现场，由相关部门组织调查、核实，报学院保卫处、国有资产管理处等有关部门处理，处理意见报分管资产工作院领导审批。
第三十二条 仪器设备的损坏或丢失赔偿，优先接受实物赔偿，赔偿仪器设备的性能技术指标不能低于原设备，由使用部门资产管理员鉴别接收并完成相关手续。
第三十三条 仪器设备的损坏或丢失赔偿，按以下原则进行计价：
（一）损坏零配件的，只计算零配件的损失价值。
（二）局部损坏可修复的，只计算修理费。
（三）损坏后质量明显下降但尚能使用的，可酌情计算损失价值。
（四）丢失或损坏严重致使报废的仪器设备，按新旧程度计算损失价值。
第三十四条 对于一般通用或专用仪器设备可根据仪器设备的损失价值、损失原因和责任大小等不同情况，对责任人处以仪器设备折算损失价值20%—50%的赔款。
损失价值计算方法如下(计算损失价值为0的，按评估残值价赔偿)：
损失价值=设备原值×（额定使用年限-已使用年限）/额定使用年限
额定使用年限：计算机（IT）类6年；仪器仪表类15年；机械类20年。
第三十五条 对于实验生活两用物品（包括个人借用、保管的微型计算机、笔记本电脑及其外部设备、数码相机、摄像机、录像机、通讯设备等），责任人按以下标准赔偿：
（一）实物赔偿：新购同型号仪器设备。
（二）采用计价赔偿方式的，购置一年之内的，按原值的100%赔偿；购置一年以上，两年以内的，按原值的80%赔偿；购置两年以上，三年以内的，按原值的60%赔偿；购置三年以上的，根据新旧程度按不超过原值的50% 赔偿。
第三十六条 确定赔偿金额和偿还日期后，由国有资产管理处开具《仪器设备损坏、丢失赔偿通知单》（附件5），下达到使用部门，使用部门通知事故责任人到财务处办理赔偿缴款手续。
对不按期足额赔偿，且经督促教育后仍无故拖延不缴的教职员工，年终从其奖励性绩效或课酬中扣付。学生须在毕业前赔偿，否则不予办理离校手续。
第六章 附 则
第三十七条 单价在200元以上、1000元以下，使用期限在1年以上的仪器设备称为低值仪器设备。低值仪器设备由各部门参照本办法进行登记、申请报废、销账，报国有资产管理处审核。
第三十八条 学院各类家具管理参照本办法执行。
第三十九条 本办法由国有资产管理处负责解释和答复。
第四十条 本办法自2018年7月1日起施行。此前我院颁布的有关仪器设备管理的规定与本办法相抵触的，按照本办法执行。
附件1： 湖南女子学院资产验收申请表
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供货单位 |
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申请时间 |
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项目名称 |
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政府采购合同编号 |
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校内采购合同编号 |
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合同金额（元） |
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申请验收内容: |
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使用部门初步验收 |
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交货时间： |
存放地点： |
试用时长： |
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验收时间： |
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存在问题: |
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整改要求: |
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整改结论： |
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验收人员签名 |
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初步验收报告 |
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部门资产管理员（签名）： 使用部门（公章）： 资产直接使用人（签名）： 使用部门主要负责人（签名）： 年 月 日 |
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管理部门意见： 年 月 日 |
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备注：使用部门主要负责人亲自组织初步验收，初步验收报告要写清验收时间、哪些人参加、发现什么问题，是否有效处理问题和验收是否合格等。 |
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学校正式验收 |
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申请部门 |
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验收地点 |
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验收时间 |
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存在的问题: |
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整改情况: |
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验收结论 |
同意支付货款（元） |
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1、验收完全合格,同意按合同金额支付货款。 （ ） |
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2、验收基本合格,同意按审计后金额支付货款。（ ） |
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3、验收不合格,重新整改完善后再次申请验收。（ ） |
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验收单位 人员签名 |
国资处： |
审计处： |
纪委监察处： |
归口管理部门： |
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备注：本表正反两面打印，一式四份：一份国资处留存，一份财务处留存，一份使用部门留存，一份管理部门留存。 |
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附件2：
湖南女子学院仪器设备验收流程
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附件3
湖南女子学院仪器设备维修报修单
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报 修 部 门 填 写 |
报修单位 |
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设备名称及型号 |
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设备具体地点 |
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设备编号 |
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购置日期 |
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报修日期 |
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联系人 |
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联系电话 |
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故障现象：
报修人签名： 系（处）领导签名： 年 月 日 |
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归 口 管 理 部 门 填 写 |
维修故障分析及费用估算：
签名： 年 月 日 |
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归口管理部门负责人审核意见：
签名： 年 月 日 |
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资产 管理 处意 见 |
资产管理处审批意见：
签名： 年 月 日 |
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分管 资产 院领 导意 见 |
分管院领导审定意见：
签名： 年 月 日 |
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维修 验收 |
报修人验收意见：
签名： 年 月 日 |
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备注：1、报修单位只允许学院聘请的专门维修人员对设备维修、维护；
2、维修单位必须返还此表作结算依据。
附件4
湖南女子学院仪器设备损坏、丢失事故报告单
部门： 年 月 日
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仪器设备信息 |
资产名称 |
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资产编号 |
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事故类型 |
□损坏 □丢失 |
原值 |
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存放地点 |
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设备类型 |
□一般通用 □专用 □两用 |
领用人 |
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资产管理员 |
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联系电话 |
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事故责任人 |
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联系电话 |
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情
况
说
明 |
责任人签名： 年 月 日 |
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使用部门意见 |
资产管理员签名： （部门公章） 负责人签名： 年 月 日
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保卫处 意见 |
（部门公章） 负责人签名： 年 月 日 |
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赔偿金计算 |
责 任 划 分 |
是否赔偿 |
是（ ） 否（ ） |
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赔偿形式 |
实物赔偿（ ） 现金赔偿（ ） |
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责任人承担赔偿比例和金额 |
（ ）% 元 |
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赔偿金计 算 |
折旧年限 |
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已使用年限 |
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损失价值 |
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赔偿比例 |
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赔偿金额（元） |
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资产管理处 意见 |
（部门公章） 负责人签名： 年 月 日 |
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审计处 意见 |
（部门公章） 负责人签名： 年 月 日 |
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分管资产工作院领导 意见 |
签名： 年 月 日 |
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备注：1、因火灾、被盗造成资产损失的，需到保卫处进行审核；
2、本表报送国有资产管理处资产管理科。
附件5
仪器设备损坏、丢失赔偿通知单
（部门）：
根据《湖南女子学院仪器设备管理办法》有关规定，经国有资产管理处等部门审核、院领导审批，决定事故责任人 赔偿仪器设备损失费 元。请接此通知后于 年 月 日前到财务处办理缴款手续，凭财务收款单据和资产处置审批表到国有资产管理处资产管理科办理资产注销手续。若无故拖延，超过规定时间一个月尚未办理赔偿手续，学院将追究其法律责任。
特此通知。
湖南女子学院
年 月 日
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