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湖南女子学院招标采购合同管理办法
发表时间: 2016-11-23 08:24:47 点击次数: 221

湖南女子学院招标采购合同管理办法

 

一、合同管理总则

(一)目的和依据

为加强学校的招标采购合同管理工作,预防、减少和及时解决合同纠纷,维护学校合法权益,提高经济效益,根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定,结合学校的实际情况,制定本办法。

 (二)适用范围

凡以学校名义签订的招标采购合同(基建或修缮工程的设计、勘探、施工,设备采购,物资、教材、图书采购,有关服务购买等项目),均属于本办法管理范围。

 (三)管理原则

 合同管理必须遵循依法办事,预防为主,层层把关,跟踪监督,及时调处,维护学校合法权益的原则。签订、履行、变更、解除合同,必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章,参照有关政策。

二、合同管理职责

(一)合同承办部门(国有资产管理处、基建处、教务处、后勤处、网络与教育技术中心等)的主要职责

 1、依法办理签订、变更、解除学校的合同。

 2、严格审查本部门所经办的合同,重大合同按相关规定提交有关方面会审。

 3、对所签合同,认真执行,并定期自查或督促项目管理部门自查合同履行情况。

 4、在合同履行过程中,加强与其他各有关部门的联系,发生问题及时向有关领导汇报。

5、负责合同的登记、统计、归档工作。

 6、协助学校法律顾问对合同纠纷的处理。

(二)财务处的主要职责

 1、加强与合同承办部门的联系,及时通报合同履行中款项的应收应付情况。

 2、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析,提出处理建议,妥善保管收、付款凭证。

 3、配合合同承办部门做好合同管理工作。

(三)学校法律顾问的主要职责

 1、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例,依法保护学校的合法权益。

 2、审查合同,防止不完善或不合法的合同出现。

 3、协助合同承办部门依法签订合同,参与重大合同的谈判与签订。

      4、协调处理合同纠纷。 

三、合同审签管理

(一)学校对外签订合同,应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权,任何人不得以学校名义对外签订合同。

 (二)所有合同文本(协议供货的电子合同和采用格式条款的格式合同除外)须交法律顾问审核。

 (三)合同及其有关的书面材料,应当语言规范,字迹(符号)清晰,条款完整,内容具体,用语准确、无歧义。

 (四)订立合同,必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所,标的,数量和质量,价款和报酬,履行的期限、地点和方式,违约责任及解决争议的方法等。

 (五)签订合同,应当加盖学校的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

(六)合同审签程序

1、学校所有招标采购合同(不含电子合同和采用格式条款的格式合同),由合同承办部门拟出初稿,经由招标采购中心负责人、管理部门负责人、审计部门负责人、相关分管校领导审签(其中,基建工程及相关服务项目还需经由财务部门负责人审签),再交由法律顾问审核,最后送校长审批签发,盖学校合同专用章或公章(合同审签单见附表1)。

2、采用格式条款的格式合同,由合同承办部门提出认定意见并经分管校领导批准后,经由招标采购中心负责人、管理部门负责人、审计部门负责人、相关分管校领导审签,最后送校长审批签发,盖学校合同专用章或公章(格式合同审签单见附表2)。

3、协议供货的电子合同(财政厅固定格式和条款),若需要存档或财务备案,由合同承办部门办理学校公章使用手续后加盖学校合同专用章或公章。

四、合同履行、变更和解除

(一)合同履约管理

1、合同承办部门与中标单位(或个人)应当在中标通知书发出之日起30日内按照招标文件确定的事项承办好招标采购合同的签订。

2、合同承办部门或项目管理部门具体负责其订立合同的履行。

3、在履行合同过程中,根据情况的变化,应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查,如发现问题,合同承办部门要及时处理,必要时经单位负责人同意,可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。

4、接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的应在合同约定的规定期限内及时提出书面异议。

5、合同结算必须通过学校财务部门进行。对合法有效的合同,财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同,财务部门有权拒绝结算。

(二)合同的变更和解除

 1、对方当事人作为款项接收人而要求变更接收人时,必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人付款。

2、对方当事人因故变更或解除合同,应当及时以书面形式通知我方当事人,说明变更或解除合同的原因,并与我方达成变更或解除合同的协议。

 3、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时,应当及时收集有关证据,并立即以书面形式通知对方当事人,同时积极采取补救措施,减少损失。

 4、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时,合同承办部门应当催促对方当事人采取有效补救措施,收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据,及时向有关领导报告。

 5、我方当事人因故变更或解除合同,应当及时以书面形式通知对方当事人,说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限,尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。

五、合同纠纷处理

(一)为解决合同纠纷所采取的各项措施,必须在法定的诉讼时效和期间内进行。

(二)合同纠纷发生后,可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。

(三)合同发生纠纷后,需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的,应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。

六、本管理办法自发布之日起施行。由招标与采购工作办公室负责解释。


(附表1

 

编号

合同审签单

管理部门

意见

 

 

 

 

 

     

管理部门

分管校领导意见

 

 

 

 

             

招标采购

中心意见

 

 

 

 

 

   

招标采购中心分管

校领导意见

 

 

 

 

 

     

审计部门

意见

 

 

 

 

 

   

财务部门

意见基建工程及相关服务项目

 

 

 

 

 

 

   

法律顾问

意见

 

 

 

 

 

                  

校长

意见

 

 

 

 

                                                              

 

 

(附表2

 

编号

格式合同审签单

管理部门

意见

 

 

 

 

 

 

     

管理部门

分管校领导意见

 

 

 

 

             

招标采购

中心意见

 

 

 

 

 

 

 

   

招标采购中心分管

校领导意见

 

 

 

 

 

 

 

     

审计部门

意见

 

 

 

 

 

 

 

   

财务部门

意见基建工程及相关服务项目

 

 

 

 

 

 

 

 

   

校长

意见